Policy Management: gestión de políticas para una plantilla segura

Las políticas son la columna vertebral de cualquier estrategia de gestión de riesgos. Establecen expectativas, definen límites y proporcionan el marco para un comportamiento seguro y conforme a las normas, pero, por desgracia, la mayoría de los empleados no las leen. O si lo hacen, es cuando se incorporan a la empresa y nunca más. Hacen clic en reconocer, siguen adelante y olvidan.

Así, mientras las organizaciones dedican horas a perfeccionar y actualizar las políticas, las personas a las que esas políticas están destinadas a proteger a menudo siguen sin saber lo que dicen o por qué son importantes.

Esa brecha entre tener políticas y vivir según ellas es donde se cuela el riesgo humano, porque si la gente no conoce las normas, ¿podemos esperar realmente que las sigan?

Policy Management: del cumplimiento de las normas al cambio de comportamiento

Las políticas se tratan con demasiada frecuencia como una formalidad; algo para satisfacer a los auditores, los reguladores o la gobernanza interna. Se suben a una unidad de disco compartida, se firman una vez al año y se olvidan en silencio hasta el siguiente ciclo de revisión.

Pero el cumplimiento sobre el papel no es lo mismo que la reducción de riesgos en la práctica.

Si sus equipos no se comprometen con sus políticas; leyéndolas, comprendiéndolas y actuando en consecuencia, no puede esperar un cambio significativo en el comportamiento. Por ejemplo, imagine una organización que actualiza su política de protección de datos cada año pero no comunica los cambios de forma eficaz. Cuando un correo electrónico de phishing llega a la bandeja de entrada de un empleado, éste puede no darse cuenta de que reenviarlo a un colega supone una infracción del nuevo protocolo. Sobre el papel, el cumplimiento parece perfecto, pero en realidad, el riesgo crece silenciosamente.

Una gestión eficaz de los riesgos humanos depende de que las personas tomen decisiones informadas y seguras en su trabajo diario. Eso sólo ocurre cuando la concienciación sobre las políticas está integrada en su cultura, no enterrada en una carpeta compartida.

Cómo es realmente una gestión eficaz de las políticas

Una gestión sólida de las políticas significa crear un sistema que haga que sus documentos sean relevantes, accesibles y procesables.

Es decir:

• Centralización: Todas sus políticas en un solo lugar, siempre actualizadas, con un claro control de versiones.
• Accesibilidad: Acceso sencillo e intuitivo para todos los empleados, tanto si están en su mesa, in situ o a distancia.
• Rendición de cuentas: La capacidad de realizar un seguimiento de los acuses de recibo, supervisar la finalización e identificar quién ha visto qué.
• Integración: Conectar la concienciación política con iniciativas más amplias sobre riesgos humanos, como la formación y las campañas.
• Perspectiva: Informes en tiempo real que le ayudan a detectar lagunas y demostrar el cumplimiento de un vistazo.

Pero más allá de las características, la gestión eficaz de las políticas tiene que ver con la mentalidad. Tiene que tratar las políticas como herramientas vivas y en evolución para el comportamiento, no como archivos estáticos que hay que guardar.

Cuando la gestión de políticas funciona bien, no se siente como administración. Se siente como una extensión natural de su cultura, ayudando a la gente a tomar mejores decisiones, no sólo a seguir las normas.

Dar vida a las políticas a través del compromiso

Un marco político bien gestionado invita a la participación y recuerda a la gente por qué existen las normas, no sólo cuáles son.

Eso podría significar integrar breves explicaciones o elementos interactivos, como cuestionarios breves, o ventanas emergentes de reconocimiento para reforzar los puntos clave, junto a los documentos políticos, enlazar con ejemplos del mundo real o campañas de sensibilización, o utilizar el microaprendizaje para destacar los cambios clave.

Cuando la gente entiende el porqué, aumenta el compromiso. Las políticas dejan de parecer burocracia corporativa y empiezan a convertirse en orientaciones prácticas que apoyan su trabajo.

Por eso es tan poderosa la conexión entre la gestión de políticas y la concienciación del riesgo humano. Cuanto más interactúen los empleados con las políticas de forma significativa, más probable será que actúen en consonancia con ellas; reduciendo el riesgo, creando conciencia y reforzando la cultura de responsabilidad de su organización.

Cómo aporta valor el sistema de gestión de políticas de MetaCompliance

Nuestra plataforma de gestión del cumplimiento está diseñada para salvar la distancia entre la política y la práctica.

Ayuda a las organizaciones a ir más allá de los documentos estáticos y avanzar hacia un compromiso dinámico en el que las políticas se conviertan en parte activa de la concienciación y el comportamiento.

He aquí cómo añade valor:

• Centraliza sus políticas con un control total de las versiones y claros registros de auditoría.
• Simplifica el reconocimiento y el seguimiento de las pruebas, reduciendo la administración manual.
• Se integra directamente con las campañas de sensibilización y los módulos de formación, de modo que el aprendizaje refuerza la comprensión de las políticas.
• Automatiza los recordatorios y las renovaciones, lo que significa que nada se le escapa.
• Proporciona una visibilidad instantánea de quién ha leído qué, para que pueda dirigir la concienciación allí donde más se necesita.

Cuando pueda ver de un vistazo quién ha leído qué, podrá empezar a identificar patrones; qué equipos están más comprometidos, dónde se necesitan recordatorios y cómo la concienciación conecta con los resultados reales del comportamiento.

Al convertir la gestión de políticas en un proceso vivo y rastreable, puede conectarlo directamente a su estrategia de riesgos humanos y medir la diferencia que marca.

Por qué es importante para la gestión del riesgo humano

Cada política representa una línea de defensa potencial contra los errores, las infracciones y las malas decisiones. Pero esa defensa sólo se sostiene si la gente entiende y aplica lo que está escrito.

Un proceso eficaz de gestión de políticas le ayuda:

• Identifique dónde existen lagunas de conocimiento.
• Refuerce la formación y la concienciación con mensajes coherentes.
• Construya una cultura de responsabilidad y confianza.
• Transforme el cumplimiento de las normas de una casilla en un auténtico cambio de comportamiento.

También apoya la visibilidad del liderazgo. Con datos e informes claros, los líderes pueden ver cómo funcionan las políticas en toda la organización y demostrar a los reguladores o a los consejos que el cumplimiento está documentado e integrado.

Cuando la gente sabe lo que se espera de ellos y cuando el proceso de cumplimiento se siente fácil y apoyado, se empieza a crear resiliencia.

Convertir la política en cultura

Las políticas sólidas sólo funcionan cuando las personas se comprometen con ellas. Nuestra plataforma de gestión de políticas hace que eso suceda sin problemas, conectando la documentación, la concienciación y la responsabilidad en un solo lugar.

Porque el objetivo no es sólo gestionar las políticas, sino construir una cultura en la que todo el mundo entienda por qué son importantes.

Póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo para ver cómo la gestión de políticas puede reforzar su estrategia de gestión de riesgos humanos.