Nykyisessä taloudellisessa ilmapiirissä on elintärkeää, että organisaatioilla on käytössään yrityskäytäntöjen hallintajärjestelmä, joka auttaa tunnistamaan ja hallitsemaan riskejä ja suojaa samalla maineen vahingoittumiselta ja tuntuvilta sakkouhkilta.
Vaatimusten noudattaminen voi osoittautua mahdottomaksi tehtäväksi käyttämällä nykyisiä viestintämenetelmiä, kuten sähköpostia ja yrityksen intranetiä, mutta käytäntöjen hallintaohjelmiston avulla organisaatiot voivat virtaviivaistaa sisäisiä prosesseja ja osoittaa jatkuvaa vastuullisuutta sääntelyviranomaisille.
Toimintaperiaatteiden hallintajärjestelmä tarjoaa organisaatioille helppokäyttöisen, keskitetyn ratkaisun tärkeiden toimintaperiaatteita koskevien asiakirjojen luomiseen, tallentamiseen ja jakeluun. Tehokas toimintaperiaatteiden hallintajärjestelmä tarjoaa johdonmukaisen menetelmän toimintaperiaatteiden luomiseen, lisää yrityksen menettelyjen rakennetta ja helpottaa sääntöjen noudattamisen seurantaa.
On monia syitä, miksi organisaatiosi pitäisi ottaa käyttöön yrityskäytäntöjen hallintajärjestelmä:
1. Politiikan automatisointi
Käytäntöjen hallinta voidaan toteuttaa joko manuaalisesti tai automatisoimalla. Manuaalinen tapa voi olla työläs prosessi, joka johtaa usein epätarkkoihin raportteihin ja vääristyneisiin tuloksiin.
Automatisoimalla yrityskäytäntöjen hallinnan virtaviivaistat prosesseja ja säästät aikaa useissa keskeisissä tehtävissä. Politiikat voidaan valmistua ajoissa ja tavalla, jota voidaan valvoa ja mitata, mikä vähentää inhimillisten virheiden vaikutusta.
Käytäntöjen hallinnan automatisointi varmistaa, että sääntöjen noudattaminen on ajan tasalla ja että organisaatiosi on suojattu riskeiltä ja oikeudenkäynneiltä.
2. Tehokas hallintoraportointi
Policy Management -ohjelmisto ratkaisee keskeisen ongelman, joka liittyy lainsäädännön vaatimusten noudattamisen osoittamiseen ja asianmukaisen huolellisuuden osoittamiseen tilintarkastajille ja sääntelyviranomaisille. Se tarjoaa läpinäkyvää reaaliaikaista tietoa, jonka avulla voidaan parantaa organisaatioiden prosesseja ja kohdentaa tehokkaasti niille alueille, jotka muodostavat suurimman tietoturvariskin.
3. Riskien hallinta
Yrityskäytäntöjen hallintajärjestelmän käyttöönotto alkaa riskien tunnistamisella ja riskien lieventämiseen tähtäävien sopivien valvontatoimien hallinnalla. Yksi tähän prosessiin liittyvistä ongelmista voi olla politiikkojen ja menettelyjen tehokas viestintä työntekijöille.
Työntekijät ovat merkittävin uhka organisaation maineelle, joten on elintärkeää ottaa käyttöön järjestelmä, jolla taataan käyttäjien tietoisuus ja varmistetaan, että henkilöstölle esitetään kohdennettua sääntöjen noudattamista koskevaa sisältöä, joka on merkityksellistä ja liittyy juuri heidän tehtäviinsä.
Käytäntöjen hallintaohjelmisto varmistaa, että kaikkien kohderyhmän käyttäjien on hyväksyttävä käytäntö tai suoritettava testit tiettyyn päivämäärään ja kellonaikaan mennessä. Näin organisaatiot voivat määrittää asianmukaisesti, miten työntekijät ymmärtävät käytäntöä, ja osoittaa sen noudattamisen.
4. Kohdenna useita käyttäjiä
Tehokkaalla käytäntöjen hallintajärjestelmällä on mahdollisuus kohdentaa tai vapauttaa tietyt käyttäjäryhmät. Käytännöt voivat vaihdella organisaatiossa, joten yksittäisiä osastoja varten saatetaan tarvita erityisiä käytäntöjä. Tällainen kohdentaminen varmistaa, että oikea käytäntö toimitetaan oikeille henkilöille oikeaan aikaan.
5. Käyttäjien osallistumisen ja tietoisuuden lisääminen
On tärkeää, että organisaatiot saavuttavat ja osoittavat, että ne noudattavat keskeisiä käytäntöjä 100-prosenttisesti ja että käyttäjät ovat niistä tietoisia. Vaatimustenmukaisuuden hallinta on aina tehokkaampaa, kun käyttäjät ovat mukana, koska silloin he ymmärtävät paremmin toimintansa merkityksen tietojenkäsittelyn kannalta.
Tehokkaan toimintatapojen hallintajärjestelmän avulla organisaatiot voivat mitata ja osoittaa tietoisuuden jatkuvaa parantumista ja nostaa esiin alueita, jotka vaativat huomiota, ennen kuin ne aiheuttavat riskin turvallisuudelle ja vaatimustenmukaisuudelle.
MetaCompliance Enterprise Policy Management -ohjelmisto sisältää kaikki keskeiset elementit, joita tarvitaan organisaatiosi käytäntöjen hallinnan elinkaaren automatisointiin, toimittamiseen ja hallintaan. MetaEngage antaa tarkan selvityksen vaatimustenmukaisuuden tietoisuustasosta, ja yksityiskohtaisten hallintaraporttien avulla organisaatiot pystyvät paikantamaan alueet, jotka aiheuttavat suurimmat riskit tietoturvalle. Ota yhteyttä, niin saat lisätietoja siitä, miten voimme auttaa organisaatiotasi.
