Käytäntöjen hallinta on yhä tärkeämpää monipilvisten verkkojen, etä- ja henkilökohtaisten laitteiden sekä monimutkaisten tietovirtojen hallitsemiseksi ja hallitsemiseksi. Kun tähän lisätään sääntelyn noudattaminen ja kyberturvauhat, saadaan kasaan joukon planeettoja, jotka tarvitsevat tehokasta käytäntöjen hallintaa.
Pelkästään sana "politiikka" saattaa saada selkäpiitäsi värisemään ajatuksesta, että joudut laatimaan, jakamaan ja valvomaan siitä johtuvaa dokumentaatiota.
Onneksi parhaiden käytäntöjen ja käytäntöjenhallintaohjelmistojen avulla voidaan varmistaa, että käytäntöjenhallintaprosessi toimii saumattomasti.
Mitä on toimintatapojen hallinta?
Yksinkertainen määritelmä käsittää politiikan luomisen, levittämisen ja täytäntöönpanon. Toimintapolitiikka on olennainen osa organisaation ohjausta, ja sillä varmistetaan, että tietyssä liiketoimintaprosessissa tai toiminnassa saavutetaan tietty valmiustaso.
Hyvän politiikan hallintaprosessin on kuitenkin katettava paljon muutakin. Yrityksen käytännöt voivat olla epäsynkronoituja, epäjohdonmukaisia ja epäkäytännöllisiä; GRC2020 kuvaa tilannetta "organisaatiossa hajallaan olevien käytäntöjen laumaksi".
Politiikkaa olisi pidettävä elävänä asiakirjana, joka muuttuu olosuhteiden ja ympäristön muuttuessa. Toimintapolitiikka-asiakirja on yleensä digitoitu, ja se tarjoaa tietylle liiketoiminta-alueelle toimintakehyksen, jota on noudatettava.
Toimintaperiaatteet heijastavat monenlaisia liiketoimintaprosesseja, ja verkkoturvallisuus on alue, joka soveltuu erinomaisesti menettelyjen täytäntöönpanoon toimintaperiaatteiden avulla; esimerkiksi verkkoturvallisuuspolitiikkaan sisältyisivät esimerkiksi seuraavat alueet:
- Käyttötarkoitus
- Laajuus
- Tietojen luokittelu
- Tietoturva
- Kulunvalvonta
- Turvallisuustietoisuuskoulutus
- Roolit ja vastuualueet
- Säännökset ja niiden noudattaminen jne.
- Tuki
Politiikkoja on hallinnoitava hyvin, jotta ne olisivat tehokkaita. Tämä koskee myös häiriötilanteita. Esimerkiksi Covid-19-pandemia pani monet yritykset koetukselle päivittää toimintaperiaatteita vastaamaan työolojen äkillisiä muutoksia. Politiikkoja on voitava seurata ja päivittää tarpeen mukaan. Toimintaperiaatteiden hallinta on siis keskeinen osa toimintaperiaatteiden käyttöönottoa.
Jos haluat varmistaa, että organisaatiossasi ei ole käytänteitä, vaan sen sijaan luot virtaviivaistetun käytänteiden hallintaprosessin, noudata näitä viittä vaihetta:
Katsaus tehokkaaseen politiikan hallinnointiin
Poliittinen päätöksenteko
Politiikka on toimintasuunnitelma ja kehys. Politiikan kehittämiseen osallistuu tyypillisesti monitieteinen ryhmä, jossa kaikki politiikan näkökohdat otetaan huomioon. Toimintalinjaan on sisällytettävä kaikki osatekijät, joita tarvitaan, jotta voidaan varmistaa, että soveltamisalaan kuuluvat toiminnot ja niihin liittyvät alat ovat symbioottisia ja nivoutuvat toisiinsa.
Sen tulisi myös kuvastaa yrityksen brändiä ja perusarvoja. Toimintaperiaatteet sisältävät usein esimerkiksi oikeudellisia elementtejä, ja ne saattavat vaatia juridisen koulutuksen saanutta henkilöä varmistamaan, että ne kattavat nykyisen oikeudellisen tilanteen ja lainsäädännölliset vaatimukset.
Hyvin laaditun politiikan pitäisi myös antaa työntekijöille valtuudet toimia politiikan puitteissa. Tietoverkkoturvapolitiikan olisi esimerkiksi sisällettävä sellaisia liiketoiminnan osa-alueita, joissa tietoverkkoriskit ovat suuria, sekä mekanismeja näiden riskien vähentämiseksi; esimerkkeinä voidaan mainita tietoturvatietoisuuskoulutus ja se, miten, milloin ja miksi tietoverkkoturvaloukkauksesta ilmoitetaan.
Politiikoista tiedottaminen
Politiikka on vain niin hyvä kuin sen noudattamat viestintäprotokollat. Tehokkaassa politiikkaviestinnässä on kyse avoimuudesta ja ennakoivuudesta. Kerro työntekijöille, että politiikkaa ollaan laatimassa tai päivittämässä. Varmista, että työntekijät ymmärtävät politiikan ja sen vaikutukset heihin.
Yksi tärkeä näkökohta politiikasta tiedottamisessa on käyttää nykyaikaisia viestintävälineitä, joilla voidaan automatisoida politiikan levittämisprosessi. Politiikasta tiedottamisen on kuitenkin oltava:
- Otetaan työntekijöiden näkemykset ja tietämys mukaan päätöksentekovaiheeseen.
- Kerro työntekijöille politiikan syy ja miksi ja miten se vaikuttaa heihin.
- Otetaan politiikka käyttöön kaikilla osastoilla, kun se on saatu valmiiksi. Käytä näitä tapaamisia politiikan perusteiden vahvistamiseen.
- Pyydä työntekijöiltä palautetta politiikan sisällöstä.
- Tarpeen vaatiessa järjestetään koulutusta toimintaperiaatteiden mukaisesti.
- Pyydä työntekijän allekirjoitus (todistus).
Työntekijän todistuksen seuranta
Toimintaperiaatteet ovat tehokkaita vain silloin, kun työntekijät hyväksyvät politiikan ja ymmärtävät sen tehtävän. Lisäksi työntekijöiden on ymmärrettävä, mikä on heidän roolinsa politiikan kattamalla alalla, esimerkiksi tietoverkkoturvallisuuden ja sääntelyn noudattamisen osalta.
Todisteet siitä, että työntekijä on tutustunut toimintaperiaatteita koskevaan asiakirjaan ja lukenut sen, ovat olennaisen tärkeitä toimintaperiaatteiden hyväksymisen ja tehokkuuden edistämiseksi. Toimintaperiaatteiden vahvistaminen ja todistaminen ovat todiste siitä, että työntekijä on lukenut ja ymmärtänyt toimintaperiaatteet. Työntekijän vahvistuksen tallentaminen voidaan automatisoida täysin käytäntöjen hallinta-alustan avulla.
Politiikan analytiikka
Politiikka-analyysi voi tarjota syvällisen näkemyksen politiikan tehokkuudesta. Tyypillisesti nämä analyysit keräävät tapahtumia, kuten käytäntöjen julkaiseminen, hyväksyminen ja todistaminen, käytäntöjen päivitykset jne.
Lisäksi analytiikan pitäisi pystyä tallentamaan tapahtumia, kun käytäntö kulkee luonnollisen elinkaarensa kautta käytäntöön. Nämä analyysit muodostavat perustan raporteille, joita käytetään politiikan tehokkuuden ja työntekijöiden ymmärryksen sisäiseen arviointiin. Analytiikka muodostaa myös perustan sääntelyn noudattamista koskevalle todistusaineistolle. Politiikanhallinta-alusta tallentaa ja analysoi nämä analyysit raporttien tuottamiseksi.
Raportointi
Säännösten noudattaminen edellyttää yleensä näyttöä siitä, että toimintaperiaatteet on levitetty asianmukaisesti ja että henkilöstö on hyväksynyt ne. Toimintatapojen hallintajärjestelmä tarjoaa raportointijärjestelmän, joka yleensä tarjoaa tietoa siitä, kuka henkilökunta on hyväksynyt toimintatapoja ja milloin ja kuinka usein toimintatapoja julkaistaan, päivitetään ja levitetään.
Miksi käytäntöjen hallintaohjelmisto on elintärkeä?
Tehokasta politiikan hallinnointia ei voida enää tehdä paperimenetelmin. Jopa manuaalisesti tuotettuihin sähköpostiviesteihin ja käytäntöpäivitysten täyttämiseen turvautuminen lisää vain vaivaa ja mahdollisia virheitä.
Varmistaakseen, että käytäntöjen hallinta nykyaikaisessa työympäristössä on tehokasta, yrityksen on käytettävä automatisoituja menetelmiä, joilla hallitaan ja ohjataan käytäntöjä koko niiden elinkaaren ajan. Automatisoitu, tarkastettavissa oleva ja luotettava järjestelmä toimittaa käytännöt ja päivitykset, antaa "todistusvoimaa" säännösten noudattamista varten ja suojaa tuotemerkin mainetta kyberuhkia vastaan.
Politiikanhallintaohjelmistoa käytetään automaattisen politiikanhallintaprosessin luomiseen. Tämä pilvipohjainen ohjelmisto auttaa lisäämään käytäntöjen osallistumista, tavoittamaan suoraan työntekijän todistuksen tärkeimmistä käytännöistä ja auttaa varmistamaan säännösten noudattamisen.
Pilvipohjainen käytäntöjen hallintaohjelmisto tarjoaa alustan, joka automatisoi käytäntöjen luomisen ja hallinnan. Käytäntöjenhallinta-alusta julkaisee ja toimittaa käytäntöjä keskitetystä konsolista, luo tarkastuslokeja ja tarjoaa raportointia koko politiikan elinkaaren ajan.
Politiikanhallinta-alustan olisi tarjottava seuraavat ominaisuudet:
- Hallitse keskeisiä käytäntöjä koko elinkaaren ajan
- Hallitse käytäntöjen versioita
- Automatisoi käytäntöjen tarkistukset
- Helppo yhteistyö poly:n luomisessa ja päivityksissä
- Saada työntekijöiltä vahvistusta ja ymmärrystä toimintaperiaatteille.
- Yhdenmukaisen politiikan elinkaaren varmistaminen
- Sen pitäisi olla helppokäyttöinen keskitetystä konsolista (pilvipohjainen).
- Henkilöstön tietämyksen arviointi
Raporttien laatiminen tilintarkastajia ja sääntelyviranomaisia varten. - Kvantifioidaan, miten henkilöstö ymmärtää toimintalinjoja
- Kohdennetaan käytäntöjä tietyille käyttäjäryhmille
GRC kiteyttää käytäntöjen hallintajärjestelmän käytön tärkeyden toteamalla seuraavaa: "Organisaatiot kärsivät, kun ne omaksuvat lyhytnäköisen näkemyksen politiikan ja koulutuksen hallintateknologiasta, joka ei yhdistä pisteitä ja tarjoa kontekstia analytiikkaan, suorituskykyyn, tavoitteisiin ja strategiaan reaaliaikaisessa liiketoiminnassa." Organisaatio voi käyttää politiikanhallinta-alustaa varmistaakseen, että sen politiikat ovat tehokkaita.
