Hiljattain järjestämässämme verkkolähetyksessä Key Steps to Implementing an Agile Policy Management Program (Avainaskeleet ketterän politiikanhallintaohjelman toteuttamiseen) tarkasteltiin, miksi organisaatioiden on pystyttävä reagoimaan nopeasti muutoksiin ja mukauttamaan käytäntöjä tarvittaessa. Ainoa tapa sopeutua liiketoiminnan dynaamiseen, häiriintyneeseen ja hajautuneeseen luonteeseen on olla ketterä.
Covid-19 on osoittanut, miten nopeasti liiketoimintaympäristö voi muuttua, ja monille organisaatioille tämä on merkinnyt toimintatapojen ja prosessien nopeaa uudelleenjärjestelyä. Digitaaliset muutoshankkeet, joiden toteuttaminen olisi normaalisti kestänyt 10 vuotta, on saatu käyntiin ja toteutettua ennätysajassa.
Siirtyminen uuteen hybridityömalliin on tuonut mukanaan myös uusia riskejä, koska henkilöstölle on tiedotettava useammista toimintalinjoista. Tämä on korostanut ketteryyden merkitystä, jotta näihin haasteisiin voidaan vastata suoraan ja varmistaa nopea ja tehokas reagointi sisäisen ja ulkoisen liiketoimintaympäristön muutoksiin.
Webcastin tärkeimpiä asioita olivat muun muassa:
Mikä on ketterä toimintatapojen hallintaohjelma?
Ketterä toimintaperiaatteiden hallintaohjelma tarjoaa hallintakehyksen, tunnistaa riskit, määrittelee sääntöjen noudattamisen ja on ratkaisevan tärkeä osa organisaation menestystä. Sen pitäisi myös sitouttaa henkilöstö ja selventää, mitä heiltä odotetaan.
Toimintaperiaatteet ovat ratkaisevan tärkeitä, koska niissä asetetaan rajat käyttäytymiselle. Ne ovat kirjallisia lakeja, jotka määrittelevät, mikä organisaatiossasi on hyväksyttävää ja mikä ei.
Toimintaperiaatteet on laadittu valvomaan ja ohjaamaan käyttäytymistä tiettyjen riskien osalta, joten on tärkeää, että henkilöstöäsi koulutetaan näiden toimintaperiaatteiden merkityksestä ja siitä, mitä ne tarkoittavat yrityksellesi.
Toimintatapojen noudattamatta jättämisellä voi olla vakavia seurauksia, ja organisaatiosi voi joutua alttiiksi merkittäville riskeille, tietomurroille, taloudellisille seuraamuksille ja oikeudellisille toimille, puhumattakaan siitä aiheutuvasta maineelle aiheutuvasta vahingosta.
Miten organisaatiot voivat saavuttaa ketterän politiikan hallinnan?
Ollakseen tehokkaita, toimivia ja ketteriä organisaatiot tarvitsevat keskitetyn käytäntöjenhallintajärjestelmän, joka tarjoaa johdonmukaisen menetelmän käytäntöjen luomiseen, lisää yrityksen menettelyjen rakennetta ja helpottaa henkilöstön todistusten seurantaa. Järjestelmä tarjoaa käytännössä yhden ainoan totuuden lähteen, josta käy ilmi kaikki toimintatapoihin ja henkilöstön koulutukseen liittyvät toimet.
Keskitetty järjestelmä tarjoaa käyttäjille helppokäyttöisen portaalin, jossa he voivat kirjautua sisään ja löytää omaan rooliinsa liittyvät käytännöt sekä vaaditut tehtävät, todistukset ja niihin liittyvän koulutuksen.
Näin organisaatiot voivat mitata tietoisuuden jatkuvaa parantumista ja nostaa esiin alueita, jotka vaativat huomiota, ennen kuin ne aiheuttavat riskin turvallisuudelle ja vaatimustenmukaisuudelle.
5 askelta ketterään käytäntöjen hallintaan
1. Suunnittele matkasi
Ensimmäinen askel ketterän käytäntöjenhallintaohjelman toteuttamisessa on ymmärtää organisaatiosi käytäntöjen nykytila. Kuinka monta käytäntöä teillä esimerkiksi on? Missä ne sijaitsevat? Missä muodossa ne ovat? Mitkä osastot laativat käytäntöjä? Oikeastaan kyse on paremman käsityksen saamisesta siitä, mikä organisaatiossasi toimii ja mikä ei. Jos käytät aikaa arvioidaksesi asianmukaisesti toimintatapojesi nykytilaa, se auttaa sinua määrittämään, missä haluat olla kahden tai kolmen vuoden kuluttua.
2. Hanki oikeat ihmiset mukaan
Jotta voit rakentaa liiketoiminta-ajatuksen ja sitouttaa muut liiketoiminnan osat politiikan hallintaan, sinun on saatava oikeat ihmiset mukaan. Tähän ryhmään voi kuulua henkilöstöä compliance-, eettisistä, oikeudellisista, henkilöstö-, talous-, IT-, tietotekniikka-, turvallisuus- ja liiketoimintayksiköistä. Perustamalla keskitetyn toimintaperiaatteiden ja koulutuksen hallintokomitean voit koordinoida ja edistää johdonmukaista toimintaperiaatteiden hallintaa koko organisaatiossa.
3. Teknologia
Oikea teknologia ja infrastruktuuri ovat ratkaisevan tärkeitä, jotta voit saavuttaa kahden tai kolmen vuoden suunnitelmasi. Teknologia auttaa hallitsemaan toimintatapoja ja koulutussuorituksia koko organisaatiossa ja antaa sinulle mahdollisuuden reagoida nopeasti liiketoimintaympäristön muutoksiin. Keskitetty toimintatapojen hallintajärjestelmä auttaa sinua hallitsemaan toimintatapojen hallinnan elinkaarta, kouluttamaan yksilöitä siitä, mitä heiltä vaaditaan, kartoittamaan toimintatapoja velvoitteisiin ja tarjoamaan vankan kirjausjärjestelmän, jonka avulla voit seurata, kuka on käyttänyt toimintatapoja, sekä todistuspäivämääriä.
4. Jaottele se vaiheisiin
Jos olet toteuttamassa koko yrityksen kattavaa käytäntöjenhallintastrategiaa, prosessi on jaettava helposti hallittaviin vaiheisiin. Tämä ei onnistu yhdessä yössä, ja se on parasta toteuttaa vaihe vaiheelta. Tämä on yhteistyöprosessi, ja siihen liittyy tiivistä yhteistyötä organisaation eri osastojen kanssa.
5. Ole valmis muutokseen
Jos haluat toteuttaa organisaatiossasi ketterän toimintatapojen hallintaohjelman, sinun on oltava valmis muutokseen. Covid-19 on pakottanut lähes kaikki organisaatiot kehittämään, mukauttamaan ja parantamaan välittömästi työpolitiikkojaan ja -menettelyjään. Hyvin määritellyn toimintaperiaatteiden hallintaohjelman käyttöönotto on ratkaisevan tärkeää, jotta näihin ympäristöhaasteisiin voidaan vastata suoraan ja varmistaa liiketoiminnan jatkuvuus kriisiaikana. Jos haluat vastata kehittyviin riskeihin, säännöksiin sekä sisäisen ja ulkoisen ympäristön muutoksiin, sinun on kyettävä sopeutumaan ja oltava ketterä.
Jos haluat lisätietoja ketterän käytäntöjenhallintaohjelman toteuttamisesta organisaatiossasi, katso tilattava webcast-lähetys, jossa on mukana GRC-asiantuntija Michael Rasmussen.
