Manchester Metropolitan University on yksi Yhdistyneen kuningaskunnan suurimmista yliopistoista, jossa opiskelee yli 36 000 opiskelijaa ja lähes 5 000 työntekijää.
Lähes kaikilla suurilla teollisuudenaloilla on edessään merkittäviä tietoturva- ja vaatimustenmukaisuushaasteita, mutta korkea-asteen koulutus on erityisen haavoittuvainen. Kyberturvallisuus muuttaa koulutusalaa, ja viime vuosina verkkohyökkäykset ovat nousseet yhdeksi merkittävimmistä yliopistoihin ja korkeakouluihin kohdistuvista uhkista.
80 prosenttia jatko- ja korkea-asteen oppilaitoksista on kokenut vähintään yhden onnistuneen verkkohyökkäyksen.
Tietoverkkouhkien jatkuvasti kehittyvässä ympäristössä yliopistoista on tullut houkutteleva kohde tietoverkkorikollisille, koska ne hallinnoivat valtavia määriä arkaluonteisia tietoja, jotka ulottuvat henkilötiedoista ja lahjoituksista aina arvokkaaseen henkiseen omaisuuteen. Tämäntyyppiset tiedot voivat olla erityisen arvokkaita verkkorikollisille, ja jos ne varastetaan tai ne joutuvat vaaraan, ne voivat aiheuttaa merkittävää vahinkoa kaukana oppilaitoksen seinien ulkopuolella.
Korkeakoulusektoriin sovelletaan myös tiukkoja säännösten noudattamista koskevia säännöksiä, ja näiden velvoitteiden laiminlyönti voi johtaa taloudellisiin seuraamuksiin ja maineelle aiheutuvaan vahinkoon. Tämä vaikuttaa väistämättä korkeakouluihin, niiden työkäytäntöihin ja kirjanpitomenettelyihin.
Manchester Metropolitan University myönsi, että työntekijöiden kouluttaminen sen arkistojen tehokkaasta hallinnoinnista oli välttämätöntä, jotta se voi tukea ydintoimintojaan, noudattaa vaatimustenmukaisuutta koskevia ja lainsäädännöllisiä velvoitteita ja mahdollistaa organisaation tehokkaan toiminnan.
Työntekijöiden sitouttaminen eLearningin avulla
Yhteistyössä MetaCompliancen kanssa Manchester Metropolitan University halusi luoda mukaansatempaavan eLearning-sarjan, jossa työntekijöille kerrotaan arkistonhallinnasta, sen tärkeästä roolista organisaatiossa ja siitä, miten tehokas arkistonhallinta auttaa turvaamaan organisaation arvokasta omaisuutta.
"Arkistonhallinta on yksi niistä asioista, jotka ovat niin tärkeitä organisaatiolle, mutta se unohtuu ja jää helposti huomiotta. Kyse on riskien vähentämisestä, se tuo organisaatiolle kustannussäästöjä, säästää aikaa ja tehostaa kaikkien toimintaa. Tämä sarja on todella tärkeä tiedonhallinnan standardien parantamiseksi koko organisaatiossa, ja se auttaa yleisen tietoisuuden lisäämisessä."
MetaCompliance ja Manchester Metropolitan University tekivät yhteistyötä määritelläkseen keskeiset oppimistavoitteet Records Management Series -sarjalle ja relevantit kurssin aiheet yliopistolle ja muille Yhdistyneen kuningaskunnan julkisen sektorin elimille.
ISO 15489 -standardiin perustuvassa Records Management -sarjassa käsiteltiin keskeisiä aiheita, kuten nimeämiskäytäntöjä ja versionhallintaa, tallenteiden sijainnin seurantaa sekä tallenteiden säilyttämistä ja hävittämistä.
Henkilökohtainen sisällön kehittäminen
MetaCompliance sovelsi materiaaliin ainutlaatuista tyyliään ja näkemystään ja sisällytti siihen pienikokoisia nanovideoita ja vuorovaikutustilanteita, joita voitiin käyttää käyttäjille yksittäin tai yhdistää suuremmaksi kurssiksi.
Mahdollisuus muokata kursseja Manchester Metropolitan Universityn logon, yritysvärien ja brändin avulla auttoi luomaan tuttuutta oppijan kanssa ja luomaan laadukkaan käyttökokemuksen.
"Olen todella nauttinut työskentelystä MetaCompliancen kanssa. Mielestäni he ovat suhtautuneet haasteeseen hyvin myönteisesti. Mielestäni he kuuntelivat kaiken, mitä meillä oli sanottavaa, ja he ovat toimineet kaiken palautteemme mukaan. Se on tuntunut todella yhteistyökykyiseltä koko prosessin ajan."
Räätälöity ja kohdennettu koulutus
Manchester Metropolitan University on aiemmin antanut yleistä ohjeistusta arkistonhallinnasta sisäisen intranetin ja henkilöstölle suunnattujen Powerpoint-esitysten avulla. Näin ollen käytössä ei ollut menetelmää, jolla olisi voitu mitata annetun koulutuksen tehokkuutta.
"Yksi suurimmista haasteistamme on organisaation koko ja se, että saamme koulutuksen tehokkaasti kaikille näille ihmisille, sekä se, että yritämme varmistaa, että voimme tavoittaa eri kohderyhmät eri puolilla yliopistoa."
MetaCompliancen oppimisenhallintajärjestelmän avulla Manchester Metropolitan University voi nyt luoda lyhyitä, räätälöityjä kursseja, jotka on räätälöity heidän erityisryhmälleen ja heidän vaatimuksiinsa. Näin koulutus voidaan toteuttaa entistä kiinnostavammalla ja helpommin omaksuttavalla tavalla. Riippuen työntekijän roolista ja vastuualueista organisaatiossa, johto voi varmistaa, että eLearning-sisältö on asianmukaista ja vastaa heidän erityistarpeitaan.
Mahdollisuus lisätä tietokilpailuja koko koulutussisältöön tarjoaa johdolle mahdollisuuden arvioida käyttäjiään ja varmistaa, että verkko-opiskelu on todella ymmärretty.
Raportointitoiminnot tarjoavat organisaatiolle myös paremman näkemyksen, ja johdon avulla se voi seurata, kuinka moni käyttäjä on suorittanut koulutuksen, ja raportoida käyttäjien edistymisestä.
"Pyrimme tekemään vertailuja mahdollisuuksien mukaan, koska kaikki, mikä osoittaa, että tietoisuudella on ollut vaikutusta, on hyödyllistä, kun tarkastellaan hankkeen tuloksia ja arvioidaan, miten hyvin hanke on onnistunut. MetaCompliance-alustan helppo raportointimahdollisuus on meille hyödyksi."
Manchester Metropolitan University käyttää jatkossakin Records Management Series -sarjaa kouluttaakseen työntekijöitä parhaista arkistonhallintakäytännöistä, määrittääkseen käyttäjien tietoisuustasot ja tukeakseen säännösten noudattamista koko organisaatiossa.